Pourquoi faut-il détruire des documents professionnels confidentiels ?

Par Falimalala 
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Documents détruits

Documents détruitsAlexanderStein/Pixabay

Les entreprises passent des accords et signent des contrats pour prospérer. Classés comme étant confidentiels, ces derniers ne doivent pas être consultés par n’importe qui. Il est donc nécessaire de les détruire une fois qu’ils sont inutiles.

La destruction de documents confidentiels, une mesure de protection

Alors que la concurrence fait rage entre les différentes sociétés, le fait de garder des documents confidentiels peut mettre cette dernière en danger. Depuis quelques années, les entreprises et les administrations publiques se sont concentrées sur ce fait. Les documents de la comptabilité ou ceux traitant des aspects fiscaux et bancaires d’une structure ne doivent pas tomber dans n’importe quelle main.

Si ces dossiers sensibles ne sont pas détruits, les sociétés s’exposent à des risques d’espionnage industriel ou d’usurpation d’identité. C’est pour parer à ce genre de cas que l’Union Européenne a mis en place certaines mesures.

La réglementation sur la destruction de documents confidentiels

Les mesures prises par l’Union Européenne sont la norme DIN 66399, la directive CE/95/46 et le RGPD ou règlement européen sur la protection des données. Cette dernière entrera en vigueur à partir de mai 2018. Toutes les sociétés et les administrations doivent se plier à ces règles. Elles sont également tenues de conserver et de détruire des dossiers confidentiels durant un délai préétabli.

En effet, elles ne peuvent garder ces derniers que durant 1 à 10 ans avant d’être obligées de les détruire. Si les entreprises ne respectent pas ce délai, elles peuvent être sanctionnées. De plus, si des informations sont divulguées à un tiers sans autorisation, le coupable s’expose à 5 ans d’emprisonnement et à une amende de 300 000 euros. Si la divulgation d’informations est due à une imprudence ou une négligence, le coupable risque 3 ans d’emprisonnement et une amende 100 000 euros.

Les avantages de la destruction de documents confidentiels

En détruisant vos dossiers confidentiels, vous vous assurez de garder votre avantage sur la concurrence. Ainsi, vos rivaux ne peuvent pas vous voler vos clients ou vous nuire professionnellement. Cette action vous permet également d’éviter les poursuites judiciaires.

Étant donné que la destruction des documents confidentiels est réglementée, vous risquez des pénalités et des sanctions si vous les gardez au-delà du délai fixé par l’Union Européenne. Si vous conservez vos données sensibles au-delà d’un certain temps, vous vous exposez à de lourdes amendes.

Comment détruire des documents confidentiels ?

Il est clair que conserver des documents confidentiels n’est pas une bonne solution. En plus de vous exposer à des risques d’espionnage industriel ou de vol d’identité, vous pouvez également être poursuivi en justice. Une action au tribunal peut aussi vous forcer à payer des amendes plus ou moins importantes.

Pour éviter cela, vous ne devez pas tarder à vous débarrasser des dossiers confidentiels. Pour mener à bien cette opération, vous disposez d’un délai allant d’un à dix ans que vous ne devez pas dépasser. Cette opération peut être réalisée en interne. Toutefois, si vous ne souhaitez pas perdre de temps et gaspillez vos ressources, vous pouvez faire appel à des sociétés spécialisées.