Des astuces pour maîtriser le logiciel Powerpoint

Par Falimalala 
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Tech

Tout le monde a surement entendu parler de Powerpoint, beaucoup de personnes connaissent son utilité. Cependant, combien savent l’utiliser efficacement. Comment faire alors ?

Powerpoint est un logiciel conçu par Microsoft et fait partie du Pack Office (avec Word, Excel, etc) depuis les années 90. C’est le logiciel de présentation le plus populaire. En effet, il regorge de fonctionnalités toutes aussi intéressantes les unes que les autres.

Comment installer Microsoft Powerpoint sur Windows 10, ou version ultérieure ?

L'installation de Powerpoint sur Windows 10, ou une version ultérieure, se fait très facilement. Il sufit d'acheter le logiciel et de lancer le programme d'installation. Suivez les intructions à l'écran et vous pourrez profiter du logiciel dans les quelques minutes qui suivront.

Où acheter ? Quid du téléchargement ?

Comme tous les logiciels, ou presque, aujourd'hui, il est possible d'acquérir une version physique ou une version entièrement numérique. Dans le premier cas, vous aurez à disposition un CD pour installer. Dans le second, vous n'aurez qu'un lien pour télécharger le logiciel. Chaque support a ses avantages et ses inconvénients. C'est un élément à prendre à considération à l'achat, a fortiori si vous n'avez pas nécessairement une connexion à Internet digne de ce nom.

Comment lire les fichiers pps sur Windows 7, 8, 10 ? Avec quel programme les ouvrir ?

Powerpoint est un énorme logiciel appartenant à la suite bureautique de Microsoft Office. De base, il prend donc en charge les extensions classiques. Ses fichiers propres ont une extension parmi la liste suivante : .ppt, .pptx, .pptm, .pot, .potx, .potm, .pps, .ppsx, .ppsm, .ppa et .ppam.

Autrement dit, si vous tombez sur un fichier avec une extension en .pp<<quelquechose>>, c'est Powerpoint qu'il vous faut.

Lecteur, viewer et autres alternatives

Si Powerpoint est très utile pour la création de présentations, il existe de nombreuses alternatives, tant applications classiques que web, pour visionner une présentation. Certaines sont même gratuites.

Powerpoint gratuit ?

Ne vous faites pas avoir, ne prenez pas de risque. Powerpoint appartenant à la suite Office, il est très difficile de le trouver gratuitement. Au mieux, vous vous retrouveriez avec une copie virusée. Avec tous les risques que cela implique. Mieux vaut donc rester dans la légalité, ou opter pour une alternative totalement gratuite.

Comment utiliser Powerpoint efficacement ?

Powerpoint n’est pas compliqué à maîtriser, il suffit juste de trouver les bonnes fonctionnalités à utiliser. Voici quelques astuces pour pouvoir utiliser ce logiciel efficacement.

Personnalisation d’une présentation

Personnaliser une présentation revient à personnaliser son contenu. Voici les personnalisations minimums nécessaires pour une bonne présentation.

Les thèmes

L’apparence d’une présentation dépend du thème choisi. Il en existe plusieurs, l’utilisateur pourra opter pour celui qui correspond au contexte de sa présentation et à son public.
Pour en choisir, allez dans onglet Création, puis Thèmes.

Les masques des diapositives

Une diapositive (ou « slide » en anglais) est la pièce maîtresse d’une présentation. C’est l’homologue d’une feuille pour Word ou d’une feuille de calcul pour Excel.
Il est possible de personnaliser une diapositive comme, par exemple, l’emplacement du titre et du contenu, le niveau des polices. Cela se fait grâce aux masques des diapositives (onglet Affichage et ensuite Masque des diapositives). Plusieurs modèles y sont présents, il suffit de choisir ce qui convient.

Les zones de textes, images, graphiques, formes, vidéos, sons

Ils sont conçus pour égayer une présentation. Pour les insérer, il faut cliquer sur l’onglet Insertion et choisir sur l’illustration voulue (par exemple images ou graphiques).

Vous avez à disposition les formes : un carré, un rectangle, une flèche, une étoile, etc. Des formes simples pour illustrer votre document PowerPoint, le SmartArt, des graphiques plus complexes, permettant de représenter une liste, un organigramme, une hiérarchie, une pyramide ou un cycle ou le Graphique, pour des graphiques plus complexes – il est même possible d'utiliser des données Excel directement -.

Les insertions textuelles

Dater une présentation PowerPoint est très facile. Rendez-vous dans l’onglet Insertion, puis Date et heure. Plusieurs options sont disponibles. Vous pouvez alors inclure la date du jour (fixe ou mise à jour automatique), inclure l’heure (fixe ou mise à jour automatique), ajouter le numéro de diapositive, ajouter une note en pied de page.

Vous pouvez aussi affiner leur insertion en décidant de n'appliquer ces paramètres qu'à la diapositive active, uniquement à certaines diapositives ou à l'ensemble des slides de votre présentation.

Les animations et transitions

Elles permettent de rendre la présentation plus attrayante. Les animations définissent la façon d’apparaître des éléments d’une diapositive (sélectionner l’élément, puis onglet Animations).

Pour ce qui est des transitions, elles servent à définir la manière dont apparaîtra la diapositive suivante. Il suffit de sélectionner la diapositive, puis aller dans l’onglet Transitions et choisir.

Utilisation des raccourcis clavier

Les raccourcis clavier sont faits pour gagner du temps et être plus réactifs lors d’une intervention. Ils sont utilisés en mode diaporama

Pour afficher une diapositive précise, tapez son numéro, ensuite la touche Entrer.
Pour mettre en pause une présentation automatique, la touche S est à appuyer.
Pour des diapositives avec des vidéos, Alt+C mettra en lecture ou en pause la vidéo.
Pour des diapositives avec des sons, appuyer sur Alt+U active ou coupe le son. Les touches Alt+(ou Alt+) font monter (ou baisser) le volume du son.

Pour arrêter une présentation, touche ECHAP. Pour revenir au début, clics gauche et droit simultanés pendant 2 secondes. Avec A ou =, vous afficherez le curseur. Ctrl + P, A ou E permettra de le modifier. Ctrl + S, quant à lui, vous affichera la liste des diapositives.

Utilisation du mode « Présentateur »

Ce mode est une des fonctionnalités les plus intéressantes de Powerpoint. Il permet d’afficher les notes et commentaires sur l’écran mais pas sur le projecteur.
Des miniatures des diapositives sont aussi présentes et il suffit de cliquer sur la diapositive qu’on souhaite atteindre.
Avec ce mode, le timing peut être géré facilement vu qu’il affiche le temps écoulé depuis le début de la présentation.

Les barres de tâches Windows sont aussi présentes donnant ainsi la possibilité d’accéder à d’autres programmes ou documents sans être vu. Effectivement, les manipulations n’apparaissent pas sur le projecteur.
Aller dans l’onglet Diaporama, puis Moniteurs et utiliser le mode Présentateur pour basculer en mode « Présentateur ». Il est toutefois nécessaire de brancher le projecteur et cliquer sur l’affichage Etendre.